Formularios en Word 2013 - Crear, Agregar controles, Proteger y Guardar como Plantilla

Formularios

Un formulario es un tipo de documento especial en el cual el usuario puede solo digitar en ciertas áreas. El resto del documento esta protegido y no puede ser modificado en ninguna manera. Esto es precisamente lo que se requiere cuando queremos que alguien llene un cuestionario, por ejemplo.

Sea que el formulario sea para ser llenado en-linea o impreso en paper, con la protección el arreglo de los elementos pueden ser arreglados de manera que no puedan ser alterados.

1. Agregando controles de contenido a un formulario

1. Una vez iniciado Word o un nuevo documento, pon un encabezado a tu formulario, por ej.: “Aplicación de Empleo”.

2. Presione la tecla <enter> dos veces y escribe las instrucciones para llenar el formulario, por ejemplo: “Por favor llene el formulario debajo”. Presione <enter>.

3. Asegurese que la pestana “Desarrolador” este habilitada. Sino, lea como habilitarla.

4. Despliege la Regla haciendo clic en la pestana Vista y luego clic en la caja al lado de la opcion Regla en el grupo Mostrar.

5. En la Regla, haga clic en la marca del 3.5cm para establecer una parada de tabulador izquierdo.

6. Ahora digite su primera pregunta (por ejemplo: Nombre:), luego presione la tecla <Tab>.

7. En la pestana Desarrollador, de el botón de las Herramientas Heredadas en el grupo Controles, seleccione la primera herramienta (Campo de texto) debajo de Formularios heredados. Una caja gris aparecerá lista para que el usuario digite su nombre.

8. Presione <enter> dos veces, y repita los pasos 6 y 7 para la segunda pregunta (por ejemplo, Direccion:)

9. Repita el paso 8 para la tercera pregunta (por ejemplo, Fecha de Nacimiento:).

1.1. Campo tipo Casilla (2do botón en las Herramientas Heredadas)

10. Presiones <enter> dos veces y luego digite la 4ta pregunta (por ejemplo: Genero:).

11. Presione la tecla <Tab> y luego digite “Masculino” seguido de 3 espacios.

12. Clic en el botón de Herramientas heredadas y luego en el campo Casilla (2do campo en la primera fila de las herramientas heredadas). Un cuadrito gris aparecerá.

13. Presiones 5 espacios y luego digite “Femenino” seguido de 3 espacios.

14. Repite el paso 12 para la 2da casilla.

1.2. Campo tipo Cuadro combinado (3er botón en las Herramientas heredadas)

15. Presiones <enter> dos veces  y digite la 5ta pregunta (por ejemplo, Nacionalidad:).

16. Presiones la tecla <Tab> y luego haga clic en el botón de Herramientas heredadas y luego en el campo Cuadro combinado (el 3ero). Otra caja aparecerá.

      

     1.2.1. Añadiendo las opciones (valores) de la lista de Cuadro combinado 

Para añadir los valores que quiere que aparezcan en el campo de Cuadro combinado:

      1. Seleccione el campo de Cuadro combinado ya insertado haciendo clic sobre este.

      2. Luego, en la pestana Desarrollador haga clic en el botón Propiedades en el grupo Controles. Un cuadro de dialogo aparecerá.

Tip: haciendo doble-clic sobre el cambo de Cuadro combinado ya insertado tambien invocara este cuadro de dialogo.

    3. Digite la primera opción (por ejemplo: Dominicana) en el cuadro “Elemento de la lista”, presione <enter> o haga clic en [Add>>].

      4. Repita el paso 3 para la segundo opción (por ejemplo, Haitiana).

      5. Repita el paso 3 para la tercera opción (por ejemplo, Otra).

Nota: la primera opcion en la lista aparecerá como la opción por defecto. Si quiere desplegar por defecto la caja vacia inserte otra opción pero solo con un espacio en blanco como la opción.  

6. Repita el paso 3 para la cuarta opción, esta vez solo presiones la barra espaciadora varias veces.

7. Con esta opción aun seleccionada, use el botón con la flecha hacia arriaba para Mover esta opción a la primera posición.

8. Luego, haga clic en el botón [Agregar ayuda…] y un cuadro de dialogo aparecerá.

9. Seleccione “Escriba su propio texto:”, luego digite el siguiente mensaje en la caja provista: “Haga clic en la flecha de la lista y seleccione su respuesta de las provistas”.

10. Clic en Ok para cerrar el cuadro de dialogo.

11. Por último, asegúrese que la opción “Cuadro desplegable habilitado” esta marcada, luego presione <enter>.

1.2.2. Borrando opciones del campo Cuadro combinado 

12. Estando en propiedades del campo de Cuadro combinado, selecciónelo haciendo clic sobre la opción que quiere borrar.

13. Haga clic en el botón Quitar.

2. Aplicar protección a un formulario

Hasta ahora el formulario aun no esta activado. Un formulario es activado despues que es protegido. Luego tu solo puedes digitar en los campos  y no puedes hacer cambios al texto existente.  

1. De la pestana Desarrollador, en el grupo Proteger, haga clic en “Restringir edición”. Un panel aparecerá a la derecha.

2. En ese panel, en el paso 2, Restricciones de edición, active la opción “Permitir solo este tipo de edición en el documento”.

3. Del cuadro combinado debajo, seleccione “Rellenando fomularios”.

4. Luego, haga clic en “Si, aplicar la protección”, en el paso 3 del panel a la derecha. Una caja de dialogo aparecerá.

5. Si lo desea puede poner una clave a esta restricción de edición. Sino, solo presiones <enter>.

6. Ahora si, el formulario esta activo. Puede presionar <Tab> para moverse entre los campos.

3. Grabando el formulario como plantilla

Los formularios usualmente son grabados como Plantillas para que cada usuario pueda crear su propio documento nuevo basado en la plantilla con todos los campos en blanco y listos para ser llenados.

3.1. Para crear una plantilla 

1. Clic en la pestana Archivo, y luego en “Guardar como”.

2. Seleccione la carpeta donde quiere guardar este documento.

3. Digite un nombre de archivo, por ejemplo: Empleo.

4. Cambie el Tipo a “Plantilla de Word (*.dotx)”, luego presiones <enter> para guardarla.

Observe que las plantillas son grabadas por defecto a una carpeta de Plantillas Personalizadas de Office en Word 2013, pero pueden ser grabadas en cualquier otra carpeta.

3.2. Para usar la plantilla 

5. En la pestana Archivo, haga clic en Nuevo.

6. Debajo del cuadro de búsqueda, haga clic en “Personal”. Si no cambio la carpeta donde grabo la plantilla esta aparecerá aquí.

7. Seleccione la plantilla. Aparecerá con el nombre que le haya puesto. Haga clic en esta.

8. Llene el formulario. Presiones <Tab> para moverse entre los campos. Fijese que no puede editar el texto existente.